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Flexibilität ist alles - Contracting-Dienstleister hebt Billing-Prozesse auf eine Plattform

Seit Anfang 2016 arbeitet die Mainzer Wärme GmbH in Mainz bei der Wärmeabrechnung ihrer Kunden mit XAP von Somentec. Im Implementierungsprojekt wurden die zuvor heterogen organisierten Billing-Prozesse des Contracting-Dienstleisters auf einer Software-Plattform konsolidiert. Sogar ein erstes Mieterstrom-Projekt wird seit Kurzem damit abgerechnet. Die Vielzahl unterschiedlicher Abrechnungsaufgaben erfordert ein Höchstmaß an Systemflexibilität.

Um das Ausmaß der Herausforderung an die Software ermessen zu können, ist ein Blick auf Historie und Betätigungsfelder der Mainzer Wärme GmbH hilfreich. Das 2013 gegründete Unternehmen, eine 100-prozentige Tochter der Stadtwerke Mainz AG, bündelt verschiedene Wärmeversorgungsaktivitäten in und im Umkreis der rheinland-pfälzischen Landeshauptstadt außerhalb der klassischen Fernwärmeversorgung. „Wir sind ein Contractor, der für Liegenschaften und Siedlungsgebiete individuelle Energieversorgungslösungen anbietet“, charakterisiert Prokurist Klaus Hartenfels sein Unternehmen. Das Spektrum reicht vom Gas-Brennwertkessel über Kraft-Wärme-Kopplung-Anlagen bis hin zum Betrieb von Wärmenetzen mit mehreren Tausend Kunden. Entsprechend unterschiedlich sind die Abrechnungsanforderungen. Während ein Hotelbetreiber beispielsweise nach AVB Fernwärme abgerechnet wird, kommt in der großen Siedlung die Heizkostenverteilrechnung zur Anwendung. Seit Juli 2016 gehört auch Mieterstrom zum Portfolio.

Zahlreiche Nachteile in der System- und Prozesswelt

Durch die Zusammenführung verschiedener Unternehmensteile und Versorgungsaktivitäten in der Mainer Wärme GmbH war die  Verbrauchsabrechnung der Mainzer in der Vergangenheit zudem uneinheitlich organisiert. Teils wurde mit hohem manuellem Aufwand in Excel gearbeitet, teils war SAP IS-U im Einsatz. Teils wurde in Eigenregie abgerechnet, teils durch einen externen Dienstleister. Diese unübersichtliche Arbeitsweise war mit zahlreichen Nachteilen verbunden. „Wir mussten zum Beispiel Stammdatenänderungen an den Dienstleister übermitteln, hatten zum Teil aber keinen Zugang auf unsere Software“, veranschaulicht Hartenfels. „Aus den organisatorischen Schwierigkeiten entstanden dann natürlich auch Kostenprobleme und Defizite in der Kundenbetreuung. Bei telefonischen Anfragen etwa waren wir mangels Zugriff auf Kundeninformationen nicht in der Lage, schnell und kompetent zu reagieren. Solche Prozesse sind für einen wachstumsorientierten Dienstleister natürlich überhaupt nicht akzeptabel. Um das nachhaltig zu ändern, mussten wir das gesamte Aufgabenspektrum in einem System abbilden und die Kernprozesse ins eigene Haus holen.“

Bedienerfreundlichkeit und Flexibilität überzeugen

Von mehreren Herstellern und Programmen, die Mainzer Wärme unter die Lupe nahm, habe die Somentec Software GmbH mit XAP am glaubwürdigsten die nötige Flexibilität sowie Bedienerfreundlichkeit nachweisen können und auch kostenseitig überzeugt, berichtet Hartenfels. Dass XAP bereits seit vielen Jahren beim Schwesterunternehmen Kraftwerke Mainz-Wiesbaden AG im Einsatz ist, habe keine Rolle gespielt. „Anders als in der Fernwärmeversorgung haben wir je nach Projekt sehr individuelle Verträge und Preisgleitformeln, also ein vielseitigeres Anforderungsprofil abzudecken“, erläutert Hartenfels. „Unsere Entscheidung für XAP basierte allein auf fachlichen Erwägungen.“

Das Implementierungsprojekt verlief planmäßig. Die größte Herausforderung bestand darin, den Übergang von der alten Systemlandschaft ins neue System in möglichst kurzer Zeit zu schaffen. Ende 2015 wurden die alten Systeme geschlossen, dann folgte unter höchstem Zeitdruck die Datenübergabe, sodass Anfang März 2016 schon die ersten Abschläge in XAP erzeugt werden konnten.

Komplett abgeschlossen sei das Projekt heute noch nicht, aber schon sehr weit fortgeschritten, zieht Hartenfels zufrieden Zwischenbilanz. „Alle Projekte, Kunden, Verträge und Tarife sind in XAP angelegt. Ein Team von rund 20 Mitarbeitern – eigene und von Partnern für Nebenbuchpflege und First-Level-Support – arbeitet an unterschiedlichen Standorten in Deutschland inzwischen operativ mit der Software. Jetzt sind wir dabei, sukzessive noch die Zählerwelt zu integrieren und die Preisgleitung zu komplettieren.“ Was Hartenfels Schilderung impliziert: Mainzer Wärme nutzt XAP nach dem Software-as-a-Service- (SaaS-) Prinzip. Die Lösung läuft im Rechenzentrum der Kraftwerke Mainz-Wiesbaden AG, wo der Einfachheit halber für den Contractor ein Mandant neben bereits bestehenden XAP-Lösung etabliert wurde. Der Zugriff darauf erfolgt online über eine Citrix-Verbindung.

„Übergreifendes System ist für uns Gold wert“

Ein übergreifendes Abrechnungs- und Informationssystem für alle Kunden nutzen zu können, sei für Mainzer Wärme Gold wert, meint Hartenfels, der den Systemumstieg als Projektleiter verantwortet. Eine große Stärke sei die CRM-Funktion von XAP. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind sofort im Bilde und auskunftsfähig, wenn Kunden anrufen. Jeder Anruf, jede E-Mail und jedes Schreiben wird mitsamt Antwort dokumentiert. Falls der externe First Level Support keine Antwort geben kann, wird innerhalb von XAP eine Aufgabe erstellt und automatisch an einen Mainzer Wärme-Mitarbeiter als zu erledigende Aufgabe weitergeleitet. Diese umfassende Prozessunterstützung ist für mich einer der größten Vorteile der neuen Software.“

Sehr intensiv und konstruktiv sei das Projekt durch die Erfüllung vielfältiger Anforderungen gewesen, blickt Hartenfels auf die heiße Arbeitsphase zurück. Von Somentec als IT-Partner ist er begeistert. Als „schnell, flexibel und unbürokratisch“ beschreibt er die Zusammenarbeit. „Das war eine super Dienstleistung, wie man sie sich immer wünschen würde.“

 

 

 

Dr. Tobias Brosze, Thermago-Geschäftsführer und Vorstand der Stadtwerke-Mainz (2. von rechts) und Thermago-Abteilungsleiter Klaus Hartenfels (2. von links) am Blockheizkraftwerk des neuen Wohnquartiers Schwedenschanze in Gustavsburg. Ganz links Architektin Nina von Neumann, ganz rechts Referent Sergej Stimeier von den Stadtwerken Mainz.
Ein Thermago-Mitarbeiter überprüft ein Blockheizkraftwerk in der Wohnanlage „An den Reben" in Mainz.

Klaus Hartenfels, Thermago GmbH:

„Das war eine super Dienstleistung, wie man sie sich immer wünschen würde.“

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