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ZAK Energie GmbH rechnet Wärme mit XAP.heat ab

Seit Anfang 2015 organisiert der Wärmeversorger ZAK Energie GmbH in Kempten die Verbrauchsabrechnung seiner rund 250 Kunden mit der Branchenlösung XAP.heat von Somentec. Zum Start galt es gleich einen Härtetest zu bestehen: die Jahresschlussrechnung für 2014. „Alles hat reibungslos geklappt“, freut sich Felix Greiter, der bei ZAK die Finanzen verantwortet.

Die ZAK Energie GmbH ist ein Tochterunternehmen des Zweckverbandes für Abfallwirtschaft Kempten (ZAK). Aus jährlich mehr als 76.000 Tonnen Restmüll, die im Allgäuer Einzugsgebiet eingesammelt werden, erzeugt das Unternehmen im eigenen Müllheizkraftwerk (MHKW) Strom und Wärme. Des Weiteren betreibt das Unternehmen ein Holzheizkraftwerk und eine Spitzenlastheizzentrale. Die erzeugte Wärme aus diesen Anlagen wird über ein 42 km langes Fernwärmenetz in Kempten an Großabnehmer geliefert, im Wesentlichen Industrie- und Gewerbebetriebe sowie große Wohnblocks.

Altsoftware stieß an ihre Grenzen
Mit der Gründung der ZAK Energie GmbH im Jahr 1994 nahm die Fernwärmeversorgung in Kempten Fahrt auf. 1997 ließ sich das Unternehmen von zwei Studenten eine eigene Abrechnungssoftware programmieren, die ganz auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten war. Diese Lösung funktionierte lange tadellos, stieß aber in den vergangenen Jahren zunehmend an ihre Grenzen. Abgesehen davon, dass die Urheber die Software nicht mehr pflegen konnten, fielen technische Defizite immer stärker ins Gewicht. Beispielsweise existierte keine Schnittstelle zum Buchhaltungsprogramm, so dass die Verbrauchsdaten manuell übertragen werden mussten. Auch bei der Umsetzung der SEPA-Anforderungen und rechtlicher Vorgaben zum Rechnungslayout konnte die alte Software nicht mehr mithalten.

Preisgleitklauseln im Standard abgebildet
Internetrecherche und Fachpresselektüre brachten Felix Greiter, in dessen Abteilung die Verbrauchsabrechnung angesiedelt ist, auf die Spur geeigneter Software-Anbieter. In der Endausscheidung waren schließlich drei Hersteller, von denen Somentec mit XAP.heat den Zuschlag erhielt. Das Softwarehaus aus Langen konnte als einziges im Standardprodukt ohne Zusatzprogrammierung Preisgleitklauseln abbilden. Diesem Aspekt räumte Greiter besonders hohe Bedeutung ein, da praktisch jeder ZAK-Kunde einen speziellen Tarif hat. Ein Referenzbesuch bei einem zufriedenen XAP.heat-Anwender rundete das positive Bild von Somentec ab.

„Wir sind vorbildlich betreut worden“
Im zweiten Halbjahr wurde die neue Software bei ZAK Energie installiert und startklar gemacht. Alle Kundendaten waren manuell ins neue Abrechnungssystem zu übertragen, was einen großen zeitlichen Aufwand bedeutete, aber auch einen positiven Nebeneffekt erzeugte: So konnten sich die beiden Anwenderinnen sofort intensiv mit dem System und seiner Handhabung vertraut machen. Dirk Benkel, Projektverantwortlicher bei Somentec, leistete per Fernwartung die nötige Unterstützung. „Wir sind bei der Einführung vorbildlich betreut worden“, blickt Greiter auf eine weitgehend entspannte Implementierung zurück. Dass die Jahresendabrechnung 2014 auf Anhieb tadellos klappte, rundete den positiven ersten Eindruck ab.

Die neue Leichtigkeit des Billings
Mit der professionellen Billing-Lösung von Somentec sieht der ZAK-Manager die Verbrauchsabrechnung wieder auf der Höhe der Zeit. Die funktionierende Schnittstelle zum Buchhaltungssystem – heute technisch eine Selbstverständlichkeit – empfindet er als besonders hilfreich. Der automatisierte Datentransfer bedeutet nicht nur einen enormen Tempo- und Komfortgewinn, sondern schließt ferner Übertragungsfehler aus. Auch die Abbildung der vielen speziellen Tarife stellt nun keine Stolperfalle mehr dar. Greiter: „Wir sind alles in allem sehr zufrieden. Keine Frage, mit XAP.heat haben wir die richtige Entscheidung getroffen.“